Cambiar de correo sin perder un solo mensaje

Cómo se hace

La migración no es un botón: es un proceso con marcha atrás en cada paso. El correo antiguo sigue funcionando hasta que el nuevo está probado y usted da el visto bueno.

• Revisión de lo que hay: cuántos buzones, qué tamaño, qué se usa de verdad
• Elección de destino según cómo trabaja su empresa, no según lo que nos convenga vender
• Preparación del dominio y de los registros que hacen que su correo no acabe en spam
• Copia de mensajes, contactos y calendarios, conservando carpetas y fechas
• Prueba con un grupo pequeño antes de mover a todo el mundo
• Configuración en las computadoras y en los teléfonos de cada persona
• Acompañamiento los primeros días, que es cuando aparecen las dudas

Lo que casi siempre se olvida

Las reglas de reenvío, las firmas, los buzones compartidos y las cuentas que usan los sistemas para enviar facturas o notificaciones. Nada de eso está en la bandeja de entrada, y es lo que más llamadas genera una semana después si nadie lo revisó.

Preguntas frecuentes

¿Vamos a quedarnos sin correo durante el cambio?

No. El buzón antiguo sigue recibiendo mientras se copia todo, y el cambio final se hace en un momento de poco tráfico. En la práctica sus empleados siguen trabajando.

¿Se pierden los correos viejos?

No. Se copian mensajes, carpetas, contactos y calendarios conservando las fechas originales. Antes de cerrar el buzón antiguo se comprueba que todo esté en el nuevo.

¿Microsoft 365 o Google Workspace?

Depende de con qué trabaje ya su gente. Si viven en Excel y Outlook, Microsoft. Si trabajan en el navegador y comparten documentos todo el día, Google. Lo recomendamos después de ver cómo trabajan, no antes.

¿Y si tenemos el correo en el mismo servidor que la página web?

Es el caso más común en pymes, y conviene separarlos. Tener el correo atado al hosting de la web significa que un problema con la web le deja sin correo.